Microsoft Project: tot el que un Director de Projectes ha de conéixer

El costat pràctic de Microsoft Project

Entre els principals avantatges de Microsoft Project es troben les següents: 

• Permet crear la ruta crítica d'un projecte, facilitant l'anivellament de recursos i aportant gran visibilitat sobre les activitats de la cadena crítica. 

• Fa possible compartir entre projectes la informació relativa als recursos. Tant persones, com a equips o materials es representen associats a un calendari que defineix quins dies cada recurs està disponible, simplificant els canvis i modificacions. 

• A més, amb aquesta aplicació, és senzill crear crea pressupostos basats en l'assignació de treball i taxes de recursos. 

La gestió del cicle de vida del projecte al complet és, sens dubte, el punt fort de Microsoft Project i on es desmarca d'altres eines de *project *management, que s'associen a alguna de les seues fases en particular, impossibilitant la seua extrapolació a la resta d'etapes. 

Per als qui ho utilitzen habitualment en la gestió de projectes, un dels seus principals beneficis és la senzillesa amb que les plantilles permeten la re-implementació dels processos més efectius, optimitzant l'eficàcia dels nous i disminuint fallades. 

Com traure el màxim partit de Microsoft Project. 

Per a traure l'optimitzar el rendiment de Microsoft Project és convenient observar les següents recomanacions:

1. No excedir-se en el nombre de tasques a gestionar simultàniament: malgrat la capacitat de Microsoft Project, la del Director de Projecte és limitada. Com tot ésser humà el seu dia disposa de tan sols 24 hores que no permeten dedicar-se a les seues tasques rutinàries i a més fer un seguiment de les mil tasques en què es va desglossar el projecte. Per a evitar perdre el control, o la salut, primer cal tractar de reduir el nombre de tasques a computar en l'eina i, com a mesura complementària, es poden associar els diferents grups de tasques a xicotets projectes dins del principal, la responsabilitat del qual de monitoratge recaiga sobre altres persones. 

2. Tractar d'evitar un desglossament de tasques massa exhaustiu: Microsoft *Project seguirà al Director de Projecte en les seues accions però, té sentit descompondre encara més un paquet de treball? S'aconsegueix una aportació de valor extra o simplement s'afig dificultat a la gestió i s'augmenta la càrrega de treball? 

3. Cura amb la funció de relació: aquest atribut resulta de gran utilitat per a la gestió de treball en la ruta crítica però també pot provocar grans inconvenients. Si no s'extremen les precaucions a l'hora de definir les relacions, un canvi en la data de lliurament d'un paquet de treball pot tindre un efecte inesperat en la data de lliurament definitiu. 

4. Compartir la informació de l'arxiu de Microsoft Project: per exemple, guardant-ho en una ubicació central a la qual els grups d'interés tinguen accés. D'aquesta forma, s'aconsegueix l'objectiu de garantir una gestió més transparent i, al mateix temps, es facilita la labor d'actualització que no reporta sinó beneficis al projecte. determinada informació, com a calendaris, vistes, taules, filtres i camps es poden emmagatzemar en una base de dades global de l'empresa compartida per tots. A més, la seguretat està garantida ja que Microsoft reconeix diferents classes d'usuaris que poden tindre diferents nivells d'accés a projectes, vistes i altres dades. 

5. Treballar amb Microsoft Project ha d'estalviar temps, no robar-ho: si es detecta que cada jornada el treball amb l'eina li resta més d'una hora, alguna cosa no va bé. Excepte quan intervé alguna obligació de *reporting, que pot allargar la interacció amb el programari, l'habitual és que el treball siga fluid i no impose grans obligacions de manteniment. 

6. Traure partit a internet: Project Web Access permet a l'usuari visualitzar i actualitzar les dades que Microsoft Project conté a través d'internet i sempre que s'acredite l'autorització requerida en cada cas. Les necessitats de compartir informació i d'actualitzar-la queden totalment cobertes.